Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 27.05.2024/Pykälä 137

Kaupunginhallitus 27.05.2024 § 137  

168/00.01.01/2024  

Valmistelija: hallintojohtaja Maikki Rouvinen, p. 044 744 2933

Kuntalain (410/2015) 140 § valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Jos asia on kokonaan salassa pidettävä, pöytäkirjassa julkaistaan ainoastaan maininta salassa pidettävän asian käsittelystä. Pöytäkirjassa julkaistaan ainoastaan tiedonsaannin kannalta välttämättömät henkilötiedot. Pöytäkirjan sisältämät henkilötiedot on poistettava tietoverkosta oikaisuvaatimus- tai valitusajan päättyessä.

Kunnan jäsenen ja kuntalain 137 §:n 2 momentissa tarkoitetun kunnan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kuin pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa. Suonenjoen kaupungin hallintosäännön mukaan valtuuston, kaupunginhallituksen ja lautakunnan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kaupungin verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään.

Kuntalain mukaan hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset asiakirjojen allekirjoittamisesta. Hallintosäännön, 163 § mukaan pöytäkirja tarkastetaan pääsääntöisesti kahden päivän kuluessa kokouksesta, ellei toimielin toisin päätä. Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa, varmentaa ja tarkastaa sähköisesti. Sähköisessä päätöksentekomenettelyssä tehtyjä päätöksiä koskeva pöytäkirja tai sen osa voidaan tarkastaa erikseen ennen kokousta. Hallintojohtaja on 7.12.2023 tehnyt päätöksen sähköisen allekirjoitusjärjestelmän hankinnasta.

Kansallisarkiston 22.12.2021 antaman määräyksen mukaan vuoden 2022 alusta alkaen asiakirjat on mahdollista arkistoida pelkästään sähköisessä muodossa. Myös tiedonhallintalain (906/2019) 19 §:n vaatimuksen mukaisesti julkishallinnon viranomaisen laatimat asiakirjat on säilytettävä sähköisenä 1.1.2022 alkaen. Sähköinen allekirjoitus mahdollistaa asiakirjojen sähköisen arkistoinnin ilman skannaamista. Lisäksi sähköinen allekirjoitus helpottaa pöytäkirjaprosessia, se vähentää pöytäkirjantarkastajien matkustamista ja sihteeristön tulostustyötä.

Hallinnon palvelut ovat valmistelee päättäjille ja viranhaltijoille ohjeet sähköisen allekirjoitusjärjestelmän käyttöön.

Vaikka keskusvaalilautakunta ja tarkastuslautakunta eivät kuulu kaupunginhallituksen alaisiin toimielimiin, on näiden tarkoituksenmukaista noudattaa kaupungin yhteisiä käytäntöjä esimerkiksi kokousten pöytäkirjojen pitämisen osalta. Samoin sähköistä pöytäkirjojen allekirjoittamista suositellaan vaikuttamistoimielimille.

Ehdotus Kaupunginjohtaja ehdottaa, että kaupunginhallitus päättää, että
1) kaupunginhallitus edellyttää, että kaupunginhallituksen ja sen alaisten toimielimien pöytäkirjat allekirjoitetaan pääsääntöisesti (pois lukien mahdolliset tekniset häiriöt) sähköisesti 27.5.2024 alkaen.

2) kaupunginhallitus ehdottaa edelleen valtuustolle, että valtuuston kokousten pöytäkirjat tarkastetaan ensisijaisesti sähköisesti 17.6.2024 alkaen.

3) Kaupunginhallitus suosittaa kaikille kaupungin toimielimille sähköisen allekirjoituksen käyttöönottoa pöytäkirjojen allekirjoittamisessa ja päätöksen tekemistä asiasta.

Päätös Kaupunginhallituksen varajäsen Juha Markkanen saapui kokoukseen asian käsittelyn aikana klo 16.33.

Ehdotus hyväksyttiin.