Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 10.06.2024/Pykälä 153

Kaupunginhallitus 13.05.2024 § 125 

Valmistelija: kaupunginjohtaja Juha Piiroinen, p. 044 758 1403

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteena on varmistaa, että kunnalle ja kuntakonsernille asetetut tavoitteet saavutetaan ja että toiminta on tuloksellista.

Suonenjoen kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteiden mukaisesti kaupunginhallituksella on vastuu sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistamisesta ja asianmukaisesta järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta.

Kaupunginhallituksen alaiset toimielimet vastaavat omien tehtäväalueidensa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta, tuloksellisuudesta sekä niistä raportoinnista hyväksyttyjen ohjeiden mukaisesti.

Johtavien viranhaltijoiden, erityisesti tilivelvollisten, tehtävänä on toimeenpanna sisäisen valvonta ja riskienhallinta vastuualueellaan ja raportoida niistä hyväksyttyjen ohjeiden mukaisesti sisäisenvalvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta valvonnasta vastuussa olevalle toimielimelle.

Vuoden 2023 osalta arviointi toteutettiin talousarviossa vahvistetuille tilivelvollisille sekä Vesi Oy:n ja KOy Vuokratalojen toimitusjohtajille suunnatulla kyselyllä. Kyselyyn vastasi 20 pyydettyä tilivelvollista viran- tai toimenhaltijaa.

Kysely toteutettiin ajalla 13.2.-1.3.2024. Kyselyn tulokset jaetaan kaupunginhallituksen jäsenille oheismateriaalina kaupunginhallituksen Teams-kansion välityksellä. Käytetty asteikko vastausten osalta oli seuraava: 1=täysin eri mieltä, 2= lähes täysin eri mieltä, 3= jonkin verran eri mieltä, 4= jonkin verran samaa mieltä, 5= lähes samaa mieltä, 6 = täysin samaa mieltä.

Lisäksi vuodelta 2023 toimialat (lautakunnat) sekä tytäryhtiöiden hallitukset ovat raportoineet kaupunginjohtajalle annettujen ohjeiden mukaisesti vuoden 2023 aikaisista sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimenpiteistä ja havainnoista. Raportoinnin tukena on ollut laadittu sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan muistilista, jota toimialajohtajat ovat koostaneet yhteistyössä toimialan esihenkilöiden kanssa.

Arvio sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteutumisesta

Tehdyn konsernitasoisen arvioinnin perusteella sisäinen valvonnan ja riskienhallinnan toteutuminen on pääosin hyvällä tasolla ja hyväksyttäjä ohjeita pääosin noudatetaan. Dokumentoitujen riskiarviointien toteuttamisessa on vielä parannettavaa. Keskeiset havainnot ja kehittämistoimenpiteet kohdetuntuvat vastuiden edelleen selkeyttämiseen sekä valvonta toimenpiteiden jäsennellyn dokumentoinnin toteuttamiseen ja prosessien kuvaamiseen.

Sopimusten läpikäynti ja kilpailuttamisen tarkastaminen on tehostunut entisestään. Tietojärjestelmiin ja tietosuojaan ja sähköisiin rekistereihin liittyvät vastuut vaativat selkeyttämistä. Lisäksi järjestelmien toipumissuunnitelmat on kuvattava. Kaupungin Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimintaohjeen mukaisesti toimialajohtaja vastaavat yleisestä tietoturvallisuuden valvonnasta, seurannasta ja ohjeistamisesta. Toimielimen ja tulosalueen sisäisestä tietoturvan toteuttamisesta ja valvonnasta vastaa myös esihenkilö. Taloudellisia panostuksia tarvitaan sähköisten järjestelmien kehittämiseen sekä järjestelmien tietosuojan ja -turvan arvioimiseen.

Talouden seuranta ja raportointi on säännöllistä ja toteutuu hyvin. Omaisuuden hoidon osalta irtaimiston luetteloinnissa on vielä osin parannettavaa. Päätöksenteko menettelyä arvioidaan säännöllisesti ja havaittuihin puutteisiin reagoidaan. Toimenpiteiden vaikuttavuuden ja niiden ennakkoarviointiin on otettu käyttöön yhteinen toimintamalli kaupunginhallituksen päätöksellä. Ennakkoarvioinnin käyttöönottoa on suoritettu erityisesti elinvoima- ja hallintopalvelujen osalta. Jalkauttaminen muiden toimialojen osalta vaatii toimenpiteitä sekä mahdollisesti yhteisten linjausten tarkentamista. Toiminnallisten tavoitteiden kirjallinen raportointi on ollut osin kevyehköä vuoden 2023 aikana. Kasvun ja oppimisen palvelut ovat onnistuneet toiminnallisuuden raportoinnissa lautakunnalle erinomaisesti.

Henkilöstöhallintoon liittyvät toimenpiteet ovat säännöllisiä ja niihin liittyvää tietoa saadaan entistä paremmin sähköisistä järjestelmistä. Henkilöstöön liittyvät riskit ovat pääosin tunnistettu. Esihenkilöiden omaa vastuuta mm. työntekijöiden palkkaukseen liittyvien asioiden tarkastamisessa on syytä täsmentää. Henkilöstön viestintäkanavat ovat vakiintuneet ja viestintää suoritetaan säännöllisesti.

Toimialojen raportoimien toimenpiteiden perusteella toiminta on toteutunut ohjaavien säädösten ja määräysten mukaisesti. Perustoiminnat ovat hyvin hoidettuja ja esihenkilöillä on hyvä hallinta vastuuyksiköidensä johtamisesta ja laadullisesta kehittämisestä. Omaisuus on vakuutettu ja sen kuntoa ja korjaustarpeista on tiedotettu säännöllisesti. Vakuutuksia käydään säännöllisesti läpi kaupungin vakuutusyhtiön vakuutusasiamiehen kanssa. Vuoden 2023 aikana on toteutettu yhteistapaaminen vakuutusyhtiön ja toimialajohtajien ja konsernin tytäryhtiöiden toimitusjohtajien kanssa.

Kehitettävää ja ohjeistettavaa nähtiin sopimusten hallinnan prosesseissa, inventaarion prosessissa sekä tietojärjestelmiin liittyvissä tietojärjestelmien ja toipumissuunnitelmien kuvaamisissa. Näihin on hyvä tarkastella toimintatavat ja resurssit osana henkilöstöjärjestelyjä. Kokonaisuutena sisäinen valvonta tuottaa pääosin kohtuullisen varmuuden toiminnan tuloksellisuudesta, lain- ja hyvän hallintotavan mukaisuudesta, varojen ja omaisuuden turvaamisesta sekä johtamiseen edellyttävän luotettavan toiminnallisen ja taloudellisen tiedon riittävyydestä.

Toimialajohtajien raportoimien toimenpiteiden perusteella toiminta on toteutunut ohjaavien säädösten ja määräysten mukaisesti. Omaisuus on vakuutettu ja sen kuntoa ja korjaustarpeista on tiedotettu säännöllisesti. Vakuutuksia käydään säännöllisesti läpi kaupungin vakuutusyhtiön vakuutusasiamiehen kanssa. Vuoden 2022 on toteutettu yhteistapaaminen vakuutusyhtiön ja toimialajohtajien ja konsernin tytäryhtiöiden toimitusjohtajien kanssa.

Väärinkäytöksiä ei ole ilmennyt eikä kaupunki ole joutunut oikeudellisiin tai merkittäviin taloudellisiin korvausvastuisiin.

Tiedonkulkua ja informaatiota henkilöstölle pidetään yllä erilaisin työpaikka- ja johtoryhmän kokouksin. Henkilöstön edustaja on mukana kaupunginjohtajan johtoryhmässä, joka kokoontuu pääsääntöisesti viikoittain. Tiedonkulkua päättäjiin tukevat säännöllisesti toistuvat kaupunginjohtajan ja luottamushenkilöiden pitämät palaverit. Sosiaalisenmedian käyttöä ja näkyvyyttä on lisätty. Yhteistyötä henkilöstöjärjestöjen kanssa on pidetty yllä ja se on hyvällä tasolla.

Sähköisten palvelujärjestelmien tehokkaampi käyttöönotto sekä viestinnän ja kuntamarkkinoinnin kehittäminen nähdään myös kaupungin kehittämistoimenpiteinä. Kaupungin osallisuussuunnitelman mukaiset toimenpiteet ovat edenneet.

Kokonaisuutena sisäinen valvonta tuottaa pääosin kohtuullisen varmuuden toiminnan tuloksellisuudesta, lain- ja hyvän hallintotavan mukaisuudesta, varojen ja omaisuuden turvaamisesta sekä johtamiseen edellyttävän luotettavan toiminnallisen ja taloudellisen tiedon riittävyydestä.

Ehdotus Kaupunginjohtaja ehdottaa, että kaupunginhallitus merkitsee oheismateriaalina olevan arvioinnin kyselyn tulokset vuodelta 2023 tietoonsa saatetuksi.

Lisäksi kaupunginhallitus esittää, että kaupunginhallituksen alaiset toimielimet (kasvun ja oppimisen sekä tekninen lautakunta) käsittelevät omaa toimialaa koskevat arvioinnin tulokset omissa toimielimissään 1.7.2024 mennessä. Käsittelyn yhteydessä tulee kirjata omaa toimialaa koskevat havainnot ja kehittämistoimenpiteet sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteutumisesta vuoden 2023 osalta.

Päätös Ehdotus hyväksyttiin.

Kaupunginhallitus 10.06.2024 § 153  

301/00.01.04/2021  

Valmistelija: hallintojohtaja Maikki Rouvinen, p. 044 744 2933

Kaupunginhallituksen alaiset toimielimet vastaavat omien tehtäväalueidensa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta, tuloksellisuudesta sekä niistä raportoinnista hyväksyttyjen ohjeiden mukaisesti.

Vuoden 2023 osalta arviointi toteutettiin talousarviossa vahvistetuille tilivelvollisille ja elinvoima- ja hallintopalveluista kyselyyn vastasi kuusi (6)  tilivelvollista viran- tai toimenhaltijaa.

Kysely toteutettiin ajalla 13.2.-1.3.2024. Kyselyn tulokset jaetaan kaupunginhallituksen jäsenille oheismateriaalina kaupunginhallituksen Teams-kansion välityksellä. Käytetty asteikko vastausten osalta oli seuraava: 1=täysin eri mieltä, 2= lähes täysin eri mieltä, 3= jonkin verran eri mieltä, 4= jonkin verran samaa mieltä, 5= lähes samaa mieltä, 6 = täysin samaa mieltä.

Arvio sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteutumisesta elinvoima ja hallintopalveluissa

Tehdyn konsernitasoisen arvioinnin perusteella sisäinen valvonnan ja riskienhallinnan toteutuminen on pääosin hyvällä tasolla ja hyväksyttäjä ohjeita pääosin noudatetaan. Toiminnan tavoitteet johdetaan strategiasta ja tavoitteiden ja talouden toteutumista seurataan säännöllisesti. Strategisina kehittämismahdollisuuksin nähtiin tietoturva- ja tietosuojaan, demokratian edistämiseen, työllisyystyön muutoksiin ja toiminnan monipuolistamiseen liittyvät asiat.

Keskeiset toiminnan riskit on pääsääntöisesti tunnistettu ja toimialalle on otettu käyttöön riskien tunnistamiseen ja toimintatapojen kuvaamiseen työkaluja mm. Digiturvamalli. Keskeisiksi riskeiksi on tunnistettu talouteen, järjestelmiin, henkilöstön saatavuuteen ja tekniikkaan liittyvät riskit. Keskeiset kehittämistoimenpiteet kohdetuntuvat vastuiden edelleen selkeyttämiseen ja riskien hallintatoimenpiteiden määrittelyyn. Tähän toivottiin ohjeita ja koulutusta. 

Hankinnat ja sopimustenhallinta on järjestetty kaupungin ohjeiden mukaisesti. Talouden seuranta ja raportoiminen on säännöllistä ja poikkeamista ilmoitetaan. Taloudenhallinnassa toivottiin selkeytystä perintäprosessiin ja irtaimiston luetteloinnissa on vielä osin parannettavaa.

Esihenkilötyötä linjaavat asiakirjat ovat tuttuja ja toiminta on järjestetty niiden mukaisesti. Kaikilla yksiköillä on hyvät henkilöstöpalaverikäytännöt. Kehitettävää kuitenkin nähtiin tiedonkulussa eri kaupungin johdon ja yksiköiden välillä.  Toiveena on saada jatkossa keskitetty henkilöstökysely esihenkilöiden työn tueksi.

Ehdotus Kaupunginjohtaja ehdottaa, että kaupunginhallitus merkitsee oheismateriaalina olevan arvioinnin vuoden 2023 kyselyn tulokset sekä elinvoima- ja hallintopalveluiden toimialaa koskevat havainnot ja kehittämistoimenpiteet tietoonsa saatetuksi.

Päätös Ehdotus hyväksyttiin.