Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 26.08.2024/Pykälä 189

Kaupunginhallitus 26.08.2024 § 189  

245/07.00.00.00/2024  

Valmistelija: hallintojohtaja Maikki Rouvinen, p. 044 744 2933

Suonenjoen kaupungin hallintosäännön mukaan kaupunginhallitus päättää tiedonohjaussuunnitelman (AMS, TOS) yleisistä periaatteista (sisältö, laadinnan vastuut, vahvistaminen käyttöön, valvonta ja seuranta) ja  asiakirjahallintoa ja arkistotointa johtavan viranhaltija hyväksyy suunnitelmat.

Kaupunginhallitus on 22.10.2018 § 198 päättänyt tiedonohjaussuunnitelman yleisistä periaatteista. Tuolloin päätettiin siirtyä käyttämään kuntien yhteiseen tehtäväluokitukseen perustuvaa arkistonmuodostusta ja samalla päättää kaavapohjaiseen arkistonmuodostukseen perustuvat arkistot 31.12.2018 mennessä. Kaupunginhallitus päätti myös valmistella arkistonmuodostussuunnitelman tiedonohjaussuunnitelmana.

Arkistolaki (831/1994) edellyttää edelleen kunnilta arkistonmuodostussuunnitemaa, joka voidaan toteuttaa myös tiedonohjaussuunnitelmana, kun se täyttää arkistonmuodostussuunnitelman vaatimukset. Laissa säädetään, että arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Arkistonmuodostussuunnitelman lakisääteinen vähimmäissisältö on näin ollen hyvin suppea. Tiedonohjaussuunnitelman tietosisältö on kehitetty arkistonmuodostussuunnitelman tietosisällöstä, mutta on paljon yksityiskohtaisempi, jotta sillä voidaan sähköisessä toimintaympäristössä turvata asiakirjatiedon saatavuus, käytettävyys, eheys, alkuperäisyys, säilyttäminen ja tuhoaminen. Tiedonohjaussuunnitelma toimii tietojärjestelmien pohjalla. Kaupungilla voi olla koko kaupunkia koskeva  arkistonmuodostussuunnitelma tai se voidaan tehdä arkistonmuodostajittain. Tiedonohjaussuunnitelma voi olla järjestelmäkohtainen.  

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta määrää, että muussa kuin sähköisessä muodossa viranomaiselle saapuva asiakirja on muutettava sähköiseen muotoon, jos asiakirja on säädetty pysyvästi säilytettäväksi taikka lailla tai lain nojalla arkistoitavaksi. Kansallisarkiston on antanut 22.12.2021 määräyksen, jonka mukaan asiakirjat, jotka muodostuvat 1.1.2022 alkaen, arkistoidaan yksinomaan sähköisessä muodossa ja muodostuvat analogiset asiakirjat on muutettava sähköiseen muotoon. Tavoitteena on edistää julkisen hallinnon digitaalisuutta sekä arkistoitujen tietoaineistojen käytettävyyttä.Tämän pohjalta asiakirjojen käsitteleminen kaupungilla on sähköistä.

Keskusarkistoon siirretään pysyvästi ja pitkäaikaisesti säilytettävät analogiset asiakirjat. Arkistoaineisto on luetteloitu ja järjestetty vanhan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti 31.12.2018 asti. 31.12.2018 voimassa ollut arkistonmuodostussuunnitelma oli rakenteeltaan ns. kaavapohjainen suunnitelma, joka eroaa rakenteeltaan merkittävästi tehtävänluokitukseen perustuvasta suunnitelmasta. 1.1.2019 jälkeen analogiseen arkistoon arkistoitavia asiakirjoja on syntynyt vähäisessä määrin verrattuna sähköisesti käsiteltäviin asiakirjoihin. Koska tavoite on siirtyä kokonaan sähköiseen tiedonhallintaan, jossa ei enää synny analogista aineistoa, arkiston logiikkaa ei kannata lähteä rikkomaan kesken kaiken. Analogisen arkiston yhteinäisyyttä tukisi siirtyminen myös 1.1.2019 jälkeen syntyneen analogisen aineiston osalta tätä ennen käytössä olleen kaavapohjaisen arkistonmuodostussuunnitelman käyttöön.

Ehdotus Kaupunginjohtaja ehdottaa, että kaupunginhallitus päättää käyttää myös 1.1.2019 jälkeen syntyneen Suonenjoen kaupungin keskusarkistoon siirrettävä pysyvästi tai pitkäaikaisesti säilytettävän analogisen aineiston arkistoinnissa ennen 1.1.2019 voimassa ollutta arkistonmuodostussuunnitelmaa.

Päätös Ehdotus hyväksyttiin.