Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 31.03.2025/Pykälä 92

Kaupunginhallitus 31.03.2025 § 92  

301/00.01.04/2021  

Valmistelija: kaupunginjohtaja Juha Piiroinen, p. 044 758 1403

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteena on varmistaa, että kunnalle ja kuntakonsernille asetetut tavoitteet saavutetaan ja että toiminta on tuloksellista.

Suonenjoen kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteiden mukaisesti kaupunginhallituksella on vastuu sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistamisesta ja asianmukaisesta järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta.

Kaupunginhallituksen alaiset toimielimet vastaavat omien tehtäväalueidensa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta, tuloksellisuudesta sekä niistä raportoinnista hyväksyttyjen ohjeiden mukaisesti.

Johtavien viranhaltijoiden, erityisesti tilivelvollisten, tehtävänä on toimeenpanna sisäinen valvonta ja riskienhallinta vastuualueellaan ja raportoida niistä hyväksyttyjen ohjeiden mukaisesti sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta valvonnasta vastuussa olevalle toimielimelle.

Vuoden 2024 osalta arviointi toteutettiin talousarviossa vahvistetuille tilivelvollisille sekä Vesi Oy:n ja Suonenjoen Vuokratalojen toimitusjohtajille suunnatulla kyselyllä. Kyselyyn vastasi 22 pyydettyä tilivelvollista viran- tai toimenhaltijaa.

Kysely toteutettiin ajalla 17.1.-3.2.2025. Kyselyn tulokset jaetaan kaupunginhallituksen jäsenille oheismateriaalina kaupunginhallituksen Teams-kansion välityksellä. Käytetty asteikko vastausten osalta oli seuraava: 1=täysin eri mieltä, 2= lähes täysin eri mieltä, 3= jonkin verran eri mieltä, 4= jonkin verran samaa mieltä, 5= lähes samaa mieltä, 6 = täysin samaa mieltä.

Lisäksi vuodelta 2024 toimialat (lautakunnat) sekä tytäryhtiöiden hallitukset ovat raportoineet kaupunginjohtajalle annettujen ohjeiden mukaisesti vuoden 2024 aikaisista sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimenpiteistä ja havainnoista. Raportoinnin tukena on ollut laadittu sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan muistilista, jota toimialajohtajat ovat koostaneet yhteistyössä toimialan esihenkilöiden kanssa. Kaikki toimialat ovat raportoineet osaltaan lautakuntatasoisesti sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteutumisesta.

Elinvoima ja hallintopalvelut (Kaupunginhallitus 17.03.2025 § 72)

Toimialaa koskevan arvioinnin perusteella sisäinen valvonnan ja riskienhallinnan toteutuminen on pääosin hyvällä tasolla ja ohjeita noudatetaan. Riskiarviointien toteuttaminen on toteutunut pääosin hyvin vaikkakaan kaikkea ei ole dokumentoitu. Keskeiset havainnot arvioinnista: toimialalla toivotaan enemmän konkreettisia ohjeita ja koulutusta arkiseen sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan. Samoin säännöllisestä henkilöstön työtyytyväisyyskyselystä koettaisiin olevan hyötyä toiminnan kehittämiseen. Merkittävimmät tunnistetut taloudelliset ja toiminnalliset riskit liittyvät arvioinnin mukaan henkilöstön saatavuuteen ja pysyvyyteen, riittävään perehdytykseen ja prosessien kuvauksiin, kunnan taloudellisiin näkymiin (mm. valtionosuuksien pieneneminen toiminnan rahoituksessa) sekä yllättäviin toiminnan jatkuvuutta uhkaaviin häiriötilanteisiin.

Kasvun ja oppimisen palvelut (Kasvun ja oppimisen lautakunta 25.03.2025)

Toimialaa koskevan arvioinnin perusteella sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteutuminen on pääosin hyvällä tasolla ja ohjeita noudatetaan. Tehtävät ja vastuut on selkeästi määritelty. Sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan kaivataan kuitenkin lisäohjeistuksia ja -koulutusta. Henkilöstön jaksamisen ja sairauspoissaolojen seuranta on systemaattista, mutta ennaltaehkäisevää toimintaa tulisi kehittää. Talouden ja toiminnallisten tavoitteiden toteutumista seurataan säännöllisesti ja muutokset otetaan huomioon toiminnan suunnittelussa. Haasteeksi koetaan toisinaan varhaiskasvatuksen ja koulutoiminnan lukuvuosisyklin ja kaupunkitasoisen kalenterivuosittain etenevän toiminnan erilainen rytmitys.

Toimialan kriittiset riskit on tunnistettu ja arvioitu ja niille on pyritty määrittelemään hallintatoimenpiteitä. TurvaArvi -järjestelmä on säännöllisessä käytössä. Uhka- ja vaaratilanteiden ennaltaehkäisyä tulisi edistää ja sattuneiden tilanteiden käsittelyyn kaivataan tehostettuja toimenpiteitä.  Henkilöstön osaamista ja ammattitaitoa tuetaan koulutusten myötä ja uusien työntekijöiden perehdytyksellä. Toiminnalliseksi riskeiksi tunnistettiin vähenevä lapsimäärä sekä kelpoisen henkilöstön saaminen erityisesti lyhyempien sijaisuuksien ajalle. Varhaiskasvatuksessa myös tiloihin liittyvät epäkohdat koettiin ongelmaisiksi.

Tietoturvaan ja -suojaan liittyvät ohjeistukset koettiin selkeiksi. Päätöksentekoprosessi on hyvin hoidettu. Kasvun ja oppimisen palvelualueen investointien määrä on suhteellisen pieni ja koettiin melko etäiseksi. Yksiköiden kalusto- ja materiaaliomaisuuden arvo on vähäinen, eikä niistä ole tehty ajantasaista inventaariota. Kiinteistön vuosittaisiin tarkastuksiin toivottiin selkeämpää yhteistyötä teknisen toimen kanssa. Sopimusten hallinta koettiin olevan erittäin hyvällä tasolla. Tiedottamiseen oltiin tyytyväisiä niin yksikön ja toimialan sisäisessä viestinnässä kuin kaupunkitasoisestikin.

Tekniset palvelut (Tekninen lautakunta 19.02.2025 § 23)

Tekniset palvelut on arvioinut teknisten palvelujen riskienhallintaa. Nostoina havaituista riskeistä mainittakoon, että osaamisen varmistamiseen liittyy riskejä, joihin on syytä paneutua.

Joidenkin merkittävien hankintojen suhteen riskien tarkastelu on syytä tehdä näkyvämmäksi ja dokumentoiduksi. Ehkäpä myös pienempien hankintojen suhteen olisi löydettävissä oikean mittakaavan riskientarkastelu, jolla voisi perustella rajattua kilpailutusta tai suorahankintaa dokumentoidusti.

Arvio sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteutumisesta

Tehdyn konsernitasoisen arvioinnin perusteella sisäinen valvonnan ja riskienhallinnan toteutuminen on pääosin hyvällä tasolla ja hyväksyttäjä ohjeita noudatetaan. Dokumentoitujen riskiarviointien toteuttaminen on kehittynyt edellisvuodesta. Keskeiset havainnot ja kehittämistoimenpiteet kohdetuntuvat vastuiden edelleen selkeyttämiseen sekä valvonta toimenpiteiden jäsennellyn dokumentoinnin toteuttamiseen ja prosessien kuvaamiseen. Esille nostettuna tarpeena on konkreettisemmat ohjeet ja koulutusta arkiseen sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan.

Sopimusten läpikäynti ja kilpailuttamisen tarkastaminen on tehostunut entisestään. Tietojärjestelmiin ja tietosuojaan ja sähköisiin rekistereihin liittyvät vastuut vaativat vielä selkeyttämistä. Lisäksi järjestelmien toipumissuunnitelmat on kuvattava. Kaupungin Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimintaohjeen mukaisesti toimialajohtaja vastaavat yleisestä tietoturvallisuuden valvonnasta, seurannasta ja ohjeistamisesta. Toimielimen ja tulosalueen sisäisestä tietoturvan toteuttamisesta ja valvonnasta vastaa myös esihenkilö. Taloudellisia panostuksia tarvitaan sähköisten järjestelmien kehittämiseen sekä järjestelmien tietosuojan ja -turvan arvioimiseen.

Talouden seuranta ja raportointi on säännöllistä ja toteutuu hyvin. Omaisuuden hoidon osalta irtaimiston luetteloinnissa on vielä osin parannettavaa. Päätöksenteko menettelyä arvioidaan säännöllisesti ja havaittuihin puutteisiin reagoidaan. Toimenpiteiden vaikuttavuuden ja niiden ennakkoarviointiin on otettu käyttöön yhteinen toimintamalli kaupunginhallituksen päätöksellä. Ennakkoarvioinnin käyttöönottoa on suoritettu erityisesti elinvoima- ja hallintopalvelujen sekä kasvun ja oppimisen toimialan osalta. Jalkauttaminen teknisten palvelujen osalta vaatii toimenpiteitä sekä mahdollisesti yhteisten linjausten tarkentamista. Toiminnallisten tavoitteiden kirjallinen raportointi on ollut osin kevyehköä vuoden 2024 aikana. Kasvun ja oppimisen palvelut ovat onnistuneet toiminnallisuuden raportoinnissa lautakunnalle erinomaisesti.

Kuntatalouden heikkeneminen sekä henkilöstön saatavuus ja pysyvyys arvioitiin keskeisiksi riskeiksi tulevaisuutta ajatellen.

Henkilöstöhallintoon liittyvät toimenpiteet ovat säännöllisiä ja niihin liittyvää tietoa saadaan entistä paremmin sähköisistä järjestelmistä. Henkilöstöön liittyvät riskit ovat pääosin tunnistettu. Henkilöstön jaksamisen ja sairauspoissaolojen seuranta on systemaattista, mutta ennaltaehkäisevää toimintaa tulisi kehittää. Esihenkilöiden omaa vastuuta mm. työntekijöiden palkkaukseen liittyvien asioiden tarkastamisessa on syytä täsmentää. Henkilöstön viestintäkanavat ovat vakiintuneet ja viestintää suoritetaan säännöllisesti. Tiedottamiseen ollaan pääosin tyytyväisiä niin yksiköiden ja toimialojen sisäisessä viestinnässä kuin kaupunkitasoisesti.

Toimialojen raportoimien toimenpiteiden perusteella toiminta on toteutunut ohjaavien säädösten ja määräysten mukaisesti. Perustoiminnat ovat hyvin hoidettuja ja esihenkilöillä on hyvä hallinta vastuuyksiköidensä johtamisesta ja laadullisesta kehittämisestä. Omaisuus on vakuutettu ja sen kuntoa ja korjaustarpeista on tiedotettu säännöllisesti. Vakuutuksia käydään säännöllisesti läpi kaupungin vakuutusyhtiön vakuutusasiamiehen kanssa. Vuoden 2024 aikana on toteutettu yhteistapaaminen vakuutusyhtiön ja toimialajohtajien ja konsernin tytäryhtiöiden toimitusjohtajien kanssa. Kaupungin vakuutusten kilpailuttamista valmistellaan vuoden 2025 aikana.

Kehitettävää ja ohjeistettavaa nähtiin sopimusten hallinnan prosesseissa, inventaarion prosessissa sekä tietojärjestelmiin liittyvissä tietojärjestelmien ja toipumissuunnitelmien kuvaamisissa. Näihin on hyvä tarkastella toimintatavat ja resurssit osana henkilöstöjärjestelyjä. Kokonaisuutena sisäinen valvonta tuottaa pääosin kohtuullisen varmuuden toiminnan tuloksellisuudesta, lain- ja hyvän hallintotavan mukaisuudesta, varojen ja omaisuuden turvaamisesta sekä johtamiseen edellyttävän luotettavan toiminnallisen ja taloudellisen tiedon riittävyydestä.

Toimialajohtajien raportoimien toimenpiteiden perusteella toiminta on toteutunut ohjaavien säädösten ja määräysten mukaisesti. Omaisuus on vakuutettu ja sen kuntoa ja korjaustarpeista on tiedotettu säännöllisesti.

Väärinkäytöksiä ei ole ilmennyt eikä kaupunki ole joutunut oikeudellisiin tai merkittäviin taloudellisiin korvausvastuisiin.

Tiedonkulkua ja informaatiota henkilöstölle pidetään yllä erilaisin työpaikka- ja johtoryhmän kokouksin. Henkilöstön edustaja on mukana kaupunginjohtajan johtoryhmässä, joka kokoontuu pääsääntöisesti viikoittain. Tiedonkulkua päättäjiin tukevat säännöllisesti toistuvat kaupunginjohtajan ja luottamushenkilöiden pitämät palaverit. Sosiaalisenmedian käyttöä ja näkyvyyttä on lisätty. Yhteistyötä henkilöstöjärjestöjen kanssa on pidetty yllä ja se on hyvällä tasolla.

Sähköisten palvelujärjestelmien tehokkaampi käyttöönotto sekä viestinnän ja kuntamarkkinoinnin kehittäminen nähdään myös kaupungin kehittämistoimenpiteinä. Kaupungin osallisuussuunnitelman ja hyvinvointikertomuksen mukaiset toimenpiteet ovat edenneet. Asukkaiden osallisuus ja vaikuttamisen kanavat ovat laajasti käytössä ja aktiivinen työ edistää Suonenjoen kaupungin Visio 2040 työskentelyä.

Kokonaisuutena sisäinen valvonta tuottaa pääosin kohtuullisen varmuuden toiminnan tuloksellisuudesta, lain- ja hyvän hallintotavan mukaisuudesta, varojen ja omaisuuden turvaamisesta sekä johtamiseen edellyttävän luotettavan toiminnallisen ja taloudellisen tiedon riittävyydestä.

Ehdotus Kaupunginjohtaja ehdottaa, että kaupunginhallitus merkitsee oheismateriaalina olevan arvioinnin kyselyn tulokset vuodelta 2024 tietoonsa saatetuksi.

Päätös Ehdotus hyväksyttiin.