Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 09.06.2025/Pykälä 169

Kaupunginhallitus 09.06.2025 § 169  

157/07.00.00.00/2025  

 Valmistelijat hallintojohtaja Raija Rantanen, p. 044 744 2933, tiedonhallinta- ja talousasiantuntija Hanna Heikkilä, p. 044 758 1452 ja ICT-erityisasiantuntija Lauri Änäkkälä, p. 044 758 1557

 Julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetussa laissa (906/2019, tiedonhallintalaki) säädetään niistä velvollisuuksista ja vaatimuksista, joita tiedonhallintayksikön tulee tietojen käsittelyssä noudattaa. Suonenjoen kaupunki on lain tarkoittama tiedonhallintayksikkö, jonka tehtävänä on järjestää tiedonhallinta lain edellyttämällä tavalla. Tiedonhallintalaissa on säädetty tiedonhallintayksikön velvollisuudeksi laatia ja ylläpitää tiedonhallintamallia: ”Tiedonhallintayksikössä on ylläpidettävä sen toimintaympäristön tiedonhallintaa määrittelevää ja kuvaavaa tiedonhallintamallia. Tiedonhallintamallia ylläpidetään palvelujen, asiankäsittelyn ja tietoaineistojen hallinnan suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi, tiedonsaantia koskevien oikeuksien ja rajoitusten toteuttamiseksi, moninkertaisen tietojen keruun vähentämiseksi, tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuuden toteuttamiseksi sekä tietoturvallisuuden ylläpitämiseksi.”

 Suonenjoen kaupungin tiedonhallintamalli on laadittu tiedonhallintalautakunnan antaman suosituksen mukaisesti. Mallissa on kuvattu organisaation toimintaprosessit, käytettävät tietojärjestelmät, organisaation hallussa olevat tietoaineistot ja niiden elinkaaren hallinta sekä organisaation tietosuoja- ja tietoturvatoimenpiteet. Tiedonhallintamalliin liittyvä tiedonohjaussuunnitelma on integroitu Suonenjoen kaupungin asianhallintajärjestelmään.

 Tiedonhallintamalli on elävä kuvaus, jonka tulee vastata kaupungin toiminnan nykytilaa. Laadinta ei ole kertaluontoinen kuvausvelvoite, vaan tiedonhallintamallia on päivitettävä esimerkiksi ohjelmistojen tai prosessien muuttuessa. Suunniteltaessa tiedonhallintamallin sisältöön vaikuttavia olennaisia hallinnollisia uudistuksia tai tietojärjestelmien käyttöönottoa, on arvioitava myös näihin kohdistuvat muutokset ja niiden vaikutukset. Tiedonhallintamallia täydennetään ja päivitetään yhteistyössä toimialojen kanssa.

 Tiedonhallintamallin rakenne on esitetty liitteenä olevassa kuvauksessa. Se on Suonenjoen kaupungin oma sisäinen määräys siitä, miten tiedonhallinta ja tietojenkäsittely on toteutettava. Hallintosäännön 74 §:n mukaan kaupunginhallitus vastaa siitä, että tiedonhallintalain vastuut, käytännöt ja valvonta on määritelty kunnassa sekä vastaa tiedonhallintalain mukaisten kuvausten koostamisesta ja ylläpidosta.

 Varsinainen tiedonhallintamalli jaetaan kaupunginhallituksen jäsenille oheismateriaalina Teams-kansion välityksellä. Hyväksyttävä tiedonhallintamalli asetetaan pöytäkirjaan oheismateriaalina. Tiedonhallintamallia päivitetään toiminnan muuttuessa.

Ehdotus

Päätös